Verslag eerste klankbordgroepvergadering SKB-project ‘transparant en verantwoord’ (PP04-110), gehouden op 16 juni 2005 in het CUR-huis te Gouda. Aanwezig : Dhr. H. Vermeulen van SKB (vz). Dhr. J. Hoitinga van de Provincie Friesland, namens het IPO. Dhr. J. Pals van SBNS, namens de SKB geleding “Publiek bedrijfsleven”. Dhr. P. Timmermans van A&G Milieutechniek namens de SKB-geleding “Uitvoerend bedrijfsleven”. Dhr. J. Verheul van IGWR (consortium). Dhr. A. De Zeeuw van Bodem+. Dhr. M. Pluim van DSB Den Haag (eindgebruiker en lid consortium). Dhr. P. Zwart van IBA, namens PDB. Dhr. C. Buijs van IGWR namens SKB-geleding “Uitvoerend bedrijfsleven”. Dhr. A. de Groof van SIKB. Dhr. R. van Doorn van IBA namens PDB. Dhr. H. Schaap van GOBAR. Dhr. C. Nelissen van IbDH (consortium en verslag). Afwezig Dhr. P. van Meurs (ONRI, werkgroep Bodem) Dhr. R. de Bert (VNG) 1. Opening, doel en agenda Dhr. Vermeulen opent de vergadering om 9.30 uur, heet de aanwezigen van harte welkom en licht de agenda en het doel van de vergadering toe. De leden stellen zich zelf voor. Doel van de klankbordgroep: De proefprojecten zijn opgezet als vervolg op een initiatiefstudie “transparant & Verantwoord”. * doel van de klankbordgroep bijeenkomsten is om de resultaten van deze proefprojecten te bespreken met de respectievelijke achterbannen, de uitvoering van de proefprojecten te verbeteren en de implementatie in de markt te ondersteunen. 2. Inleiding en context van het Project Dhr. Nelissen geeft een toelichting op de voorgeschiedenis van dit project, de aanleiding en de reden om in dit stadium van het project de mening van de klankbordgroep te vragen. Hij stelt dat de VISI-systematiek als een hulpmiddel in de bodemsector wordt ontwikkeld. Het dient om de samenwerking tussen partijen te verbeteren wanneer wordt afgeweken van een plan (plan van aanpak, saneringsplan, beschikking). Met het VISI-hulpmiddel kan de samenwerking in de volgende opzichten worden verbeterd : - De formele communicatie tussen partijen bij een planwijziging verloopt gestructureerd op een voor iedere partij inzichtelijke wijze. - Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden expliciet vastgelegd en zijn daardoor voor betrokkenen beter bekend. - De formele communicatie en besluitvorming rond planafwijkingen wordt beter vastgelegd, waardoor minder discussie ontstaat en verantwoording achteraf gemakkelijker. Het initiatief om VISI in de bodemsector toe te passen komt voort uit de invoering van de KWALIBO-regeling. Met medewerking van verschillende geledingen uit de bodemsector is eerst een haalbaarheidsonderzoek uitgevoerd naar de toepassingsmogelijkheden van VISI in de bodemsector. Overeenkomstig de aanbevelingen uit dit onderzoek wordt nu dit proefproject uitgevoerd, waarbij het VISI-instrument voor planafwijkingen bij bodemsanering is ontwikkeld en bij twee projecten in de praktijk wordt getest. De VISI-applicatie is operationeel en projectmedewerkers worden in het gebruik getraind. Voorafgaand aan de praktijkfase wordt nu de klankbordgroep geraadpleegd. 3. Algemene toelichting VISI systematiek Dhr. Schaap geeft een algemene toelichting op de VISI-systematiek, die door het CROW voor de GWW-sector is ontwikkeld. Het is een standaard voor de formele communicatie bij projecten, die zich vooral beweegt op de raakvlakken van betrokken partijen. Het is niet de bedoeling om alle formele communicatie via VISI te regelen, selectief en met verstand toepassen is het devies. VISI schematiseert bouwprocessen in de GWW-sector door onderscheid te maken in rollen en transacties tussen rollen (een partij kan meerdere rollen vervullen of meerdere partijen kunnen één rol vervullen). Vervolgens worden transacties uitgewerkt in berichten en berichten in gegevenselementen. Het VISI-raamwerk dat volgens deze systematiek wordt gemaakt, wordt tenslotte geautomatiseerd. Er zijn generieke raamwerken voor VISI te onderscheiden, naast projectspecifieke raamwerken. Eerstgenoemde categorie wordt beheerd door de VISI-organisatie en de tweede door de desbetreffende sector. VISI is een sectorbreed uitgangspunt voor back-office automatisering. De meerwaarde ligt niet zozeer in het digitaal communiceren, maar in de ‘slimme’ dingen die men kan doen met de uitgewisselde informatie. 4. Toelichting op het SKB project Dhr. Nelissen legt uit hoe het VISI-instrument voor de bodemsector is ontwikkeld en wat het uiteindelijke resultaat is geworden. Eerst zijn de rolverdelingen voor het Rotterdamse en het Haagse proefproject vastgesteld. Deze rolverdelingen verschillen, omdat in Rotterdam volgens een traditioneel contract wordt gewerkt en in Den Haag volgens een prestatiecontract. Vervolgens zijn alle mogelijke afwijkingen die zich bij deze bodemsaneringen kunnen voordoen geïnventariseerd en is gekeken hoe de formele communicatie tussen de rollen rond deze afwijkingen zou verlopen. Tenslotte is een zestal standaardpatronen ontwikkeld, waarmee de formele communicatie rond al deze afwijkingen kan worden afgehandeld. De zes standaard-communicatiepatronen zijn de basis voor deze VISI-toepassing. Criterium voor de keuze van een bepaald patroon is de vraag of een afwijking repercussies heeft voor resp. het plan van aanpak van de aannemer, het contract of ook de beschikking op het saneringsplan. Bovendien is rekening gehouden met de formele communicatie in een situatie waarin het werk wordt stilgelegd. Voor het Haagse proefproject is bovendien een extra standaardprocedure voor klachtafhandeling uitgewerkt en voor het Rotterdamse project procedures voor afhandeling van afwijkingen in het kader van BRL 9330: grond uit grootschalige (infrastructurele) projecten. Deze BRL is van toepassing op de grondontgraving Museumpark. 5. Discussie Na deze toelichtingen volgt een discussie, waarbij dhr. Vermeulen opmerkt dat de procesmatige kant van de ontwikkeling van het VISI-instrument een belangrijk onderdeel van het proefproject is, waarover verslag dient te worden uitgebracht (in andere woorden : Het gaat niet alleen om het uiteindelijke resultaat, maar ook om de weg waarlangs dat is bereikt). De heer van Doorn vraagt zich af wat de relatie is tussen VISI en bestekken. Een aantal bedrijven brengt inmiddels bestekssoftware op de markt waarmee VISI geïntegreerd kan worden. De indeling in categorieën afwijkingen levert discussie op vanwege de verschillende belangen van betrokken partijen. Het beslismodel voor categorieën afwijkingen maakt het tussentijds switchen tussen procedures mogelijk, indien partijen een ander communicatiepatroon overeenkomen. De VISI-toepassing voor bodemsanering is complexer dan de voorheen ontwikkelde toepassingen omdat er meerdere communicatiepatronen mogelijk zijn, afhankelijk van de omstandigheden en omdat er meer rollen betrokken zijn. Gewezen wordt op de implementatie van VISI in organisaties en op de menselijke kant daarvan. Rekening houden met het niveau van betrokken medewerkers, wijze van benaderen, e.d. De acceptatie wordt bepaald door comfort en gebruikersgemak. De reeds aanwezige talrijke procedures en geautomatiseerde systemen in organisaties kunnen invoering lastig maken. Gemeld wordt dat de ontwikkeling van VISI in het Rotterdamse en Haagse voorbeeld heeft geleid tot meer duidelijkheid in de verschillende rollen en de daarbij behorende taken en verantwoordelijkheden. T.a.v. de milieukundige begeleiding als onderdeel van directievoering wordt opgemerkt dat men alleen hoeft te keuren en dat de formele goedkeuring of afkeuring elders berust. Van de kant van het bevoegde gezag wordt aangegeven dat men de mogelijkheid om mee te kunnen kijken bij de formele communicatie rond een project ziet als een duidelijke verbetering bij controle en handhaving. Toezicht buiten op het werk blijft echter altijd noodzakelijk. Ook de mogelijkheid om met VISI beslissingen expliciet vast te leggen wordt gezien als een verbetering. Van belang is deze voordelen goed over het voetlicht te brengen . Verder wordt opgemerkt dat: Er toepassingsmogelijkheden worden gezien bij BUS; VISI systemeatiek in een beschikking zou kunnen worden voorgeschreven. Wat is de invloed van VISI op tijdbesteding & kosten tijdens de uitvoeringsfase? Voorgesteld wordt bij de volgende klankbordgroepvergadering de criteria aan te geven waarop een beoordeling wordt verwacht. Genoemd worden bijvoorbeeld de aspecten van VISI als hulpmiddel (gebruikersvriendelijkheid), in welke opzichten wordt de samenwerking verbeterd? Wat zijn proceseffecten geweest? Voorafgaand aan de praktijktoepassing wordt een nulmeting gehouden, waarbij de gebruikers wordt gevraagd naar hun verwachtingen van de VISI-toepassing. Deze meting wordt na afloop van de praktijktest herhaald. Besloten wordt de volgende klankbordgroepvergadering omstreeks november te houden en evt. de deelnemers te laten zien hoe het systeem in de praktijk werkt (excursie?). De leden van de klankbordgroep denken na welke gebruiksmogelijkheden zij voor VISI in hun eigen werkveld zien. De volgende agendapunten worden de volgende keer in ieder geval behandeld : o Beoordelingscriteria. o Proceseffecten. o Efficientievoordelen. o Hoe wordt de verdere implementatie georganiseerd? o Hoe gaan de vertegenwoordigers in de klankbordgroep in eigen achterban bijdragen aan de implementatie van het hulpmiddel? o Wie gaat het in een werk implementeren en hoe? o Wat gaat implementatie verder kosten en hoe worden de kosten gedekt? Om 11.30 wordt de vergadering door de voorzitter afgesloten. Definitief generiek beoordelingsschema - : Afwijking blijft binnen gestelde kaders +: Afwijking gaat buiten gestelde kaders (aanpassing/ wijziging stukken) Traditioneel contract : Werkplan Bestek Prestatiebestek : Plan van aanpak Contract Categorie 1 + - - Categorie 2 + + - Categorie 3 + + + Categorie 4 + + + Beschikking Afwijking categorie 1 PL Verzoek beoordeling afwijking OG Goedkeuring afwijking PL Voorlopige afkeuring afwijking PL Definitieve afkeuring afwijking Cat1_Afwijkingen Interactie tussen Projectleverende en Opdrachtgevende 1 2 3 4 Afwijking categorie 2 PL Verzoek beoordeling afwijking OG Goedkeuring afwijking PL Voorlopige afkeuring afwijking PL Definitieve afkeuring afwijking Cat2_Afwijkingen Interactie tussen Projectleverende en Opdrachtgevende Verzoek beoordeling contractmutatie OG Verzoek aanpassing contractmutatie PL Definitieve afkeuring contractmutatie Goedkeuring contractmutatie PL 1 2 3 4 12 13 14 15 Afwijking categorie 3 PL Verzoek beoordeling afwijking OG Goedkeuring afwijking PL Voorlopige afkeuring afwijking PL Definitieve afkeuring afwijking Cat3_Afwijkingen Interactie tussen Projectleverende en Opdrachtgevende Verzoek beoordeling aangepaste stukken OG Verzoek aanpassing stukken PL Definitieve afkeuring aangepaste stukken Goedkeuring aangepaste stukken PL 1 2 3 4 21 22 23 24 Cat3_Afwijkingen Interactie tussen Opdrachtgevende en Regulerende (bevoegd gezag) OG Verzoek beoordeling afwijking RG (bg) Goedkeuring afwijking OG Voorlopige afkeuring afwijking OG Definitieve afkeuring afwijking Verzoek beoordeling aangepaste stukken RG (bg) Goedkeuring beoordeling aangepaste stukken OG Voorlopige afkeuring aangepaste stukken OG Definitieve afkeuring aangepaste stukken 3* 1* 2* 4* 21* 22* 23* 24* Afwijking categorie 4 (1) OG Opdracht stilleggen werkzaamheden PL OG PL Opdracht hervatting werkzaamheden Bevestiging werkzaamheden stilgelegd OG Levering aanvullende gegevens stillegging Verzoek aanvullende gegevens stillegging 29 31 32 30 38 36 PL Opdracht verlenging stillegging werkzaamheden Bevestiging werkzaamheden stilgelegd 30 RG Opdracht stilleggen werkzaamheden OG RG OG Opdracht hervatting werkzaamheden Bevestiging werkzaamheden stilgelegd RG Levering aanvullende gegevens stillegging Verzoek aanvullende gegevens stillegging 29 31 32 30 38 36 OG Opdracht verlenging stillegging werkzaamheden Bevestiging werkzaamheden stilgelegd 30 Afwijking categorie 4 (2) PL Verzoek beoordeling afwijking OG Goedkeuring afwijking PL Voorlopige afkeuring afwijking PL Definitieve afkeuring afwijking Verzoek beoordeling aangepaste stukken OG Verzoek aanpassing stukken PL Definitieve afkeuring aangepaste stukken Goedkeuring aangepaste stukken PL 1 2 3 4 21 22 23 24 OG Verzoek beoordeling afwijking RG (bg) Goedkeuring afwijking OG Voorlopige afkeuring afwijking OG Definitieve afkeuring afwijking Verzoek beoordeling aangepaste stukken RG (bg) Goedkeuring beoordeling aangepaste stukken OG Voorlopige afkeuring aangepaste stukken OG Definitieve afkeuring aangepaste stukken 3* 1* 2* 4* 21* 22* 23* 24* Generiek beoordelingsschema Hergebruik licht verontreinigde grond - : Afwijking blijft binnen gestelde kaders +: Afwijking gaat buiten gestelde kaders (aanpassing/ wijziging contractstuk) Cat 1 t/m 3: hergebruik licht verontreinigde grond Traditioneel contract : Werkplan Bestek Prestatiebestek : Plan van aanpak Contract Categorie 1 + - - Categorie 2 + + - Categorie 3 + + + Geldend protocol BSB Afwijking categorie 1 PL Verzoek beoordeling afwijking OG Goedkeuring afwijking PL Voorlopige afkeuring afwijking PL Definitieve afkeuring afwijking Cat1_Afwijkingen Interactie tussen Projectleverende en Opdrachtgevende 1 2 3 4 Afwijking categorie 2 PL Verzoek beoordeling afwijking OG Goedkeuring afwijking PL Voorlopige afkeuring afwijking PL Definitieve afkeuring afwijking Cat2_Afwijkingen Interactie tussen Projectleverende en Opdrachtgevende Verzoek beoordeling contractmutatie OG Verzoek aanpassing contractmutatie PL Definitieve afkeuring contractmutatie Goedkeuring contractmutatie PL 1 2 3 4 12 13 14 15 Afwijking categorie 3 PL Verzoek beoordeling afwijking OG Goedkeuring afwijking PL Voorlopige afkeuring afwijking PL Definitieve afkeuring afwijking Cat3_Afwijkingen Interactie tussen Projectleverende en Opdrachtgevende Verzoek beoordeling aangepaste stukken OG Verzoek aanpassing stukken PL Definitieve afkeuring aangepaste stukken Goedkeuring aangepaste stukken PL 1 2 3 4 21 22 23 24 Cat3_Afwijkingen Interactie tussen Opdrachtgevende en Regulerende (bevoegd gezag) OG Verzoek beoordeling afwijking RG (bg) Goedkeuring afwijking OG Voorlopige afkeuring afwijking OG Definitieve afkeuring afwijking Verzoek beoordeling aangepaste stukken RG (bg) Goedkeuring beoordeling aangepaste stukken OG Voorlopige afkeuring aangepaste stukken OG Definitieve afkeuring aangepaste stukken 3* 1* 2* 4* 21* 22* 23* 24* Aan: Kerngroep VISI-bodemprojecten Van: Gobar adviseurs BV Datum: 25 augustus 2005 Betreft: VISI-Bodem: Gewenste verbeteringen huidige software Gewenste verbeteringen software Inleiding In voorliggende notitie zijn de wensen geformuleerd van de kerngroep VISIbodemprojecten om verbeteringen te bewerkstelligen voor het huidige informatiesysteem dat wordt ingezet in de VISI-pilots. De voorgestelde verbeteringen moeten bijdragen tot een gebruiksvriendelijker systeem. Een tweetal aspecten staat hier telkens centraal: .. Terugdringen van het aantal handelingen in systeem voor gebruikers. Zoveel mogelijk gebruik maken van geautomatiseerde functies. .. Mogelijkheden nagaan om het programma wat interactiever te maken, d.w.z. de gebruiker er meer via vragen doorheen te leiden. Voor de VISI-toepassing bodemprojecten Royaardsplein en Museumpark zijn in onderstaand wensenlijstje de genoemde aspecten concreet uitgewerkt in verbetervoorstellen die op relatief korte termijn realiseerbaar moeten zijn. Wensenlijstje verbetervoorstellen 1. Na inloggen in het informatiesysteem dient een gebruiker via een keuzemenu alle voor het project beschikbare opties te kunnen overzien en te kunnen selecteren. De gebruiker heeft de keuze uit de volgende opties: ‘opstarten VISItransactie’, ‘overzicht VISI-berichten’, ‘overzichtsrapportages’, ‘projectarchief’, ‘projectenboom’ en ‘upload documenten’. Na selectie van de optie uit het keuzemenu dient het gewenste venster meteen te verschijnen. 2. Bij het starten van een transactie ‘afwijking/wijziging’ dient een gebruiker een transactie van een bepaalde categorie te selecteren. Om deze afweging te maken dient een gebruiker via helpinfo zich snel een beeld te kunnen vormen van de beschikbare mogelijkheden met consequenties. Minimaal dient de matrix met categorieën afwijkingen als helpinfo in een venster te verschijnen. 3. Transacties kunnen nu vanaf verschillende vertrekpunten gestart worden (als losse transactie, vanuit een bestaande transactie, vanuit de projectenboom of vanuit een document). Voor een gebruiker moeten deze mogelijkheden via een keuzemenu beschikbaar zijn, zodat de gebruiker in één oogopslag een overzicht heeft van zijn/haar mogelijkheden. Van elke optie dient helpinfo beschikbaar te zijn, waarin de consequenties van zijn/haar keuze wordt aangegeven. 4. Bij het selecteren van een transactie of een bericht dient het grafische processchema automatisch mee geopend te worden. Gebruikers hebben vaak behoefte aan dit statusoverzicht, terwijl deze functie in het systeem moeilijk te vinden is. 5. Gebruikers moeten bij ‘verknoopte’ (gekoppelde) transacties inzicht kunnen hebben in het procesverloop en laatste besluitvorming. Via een overzichtsrapportage dient een gebruiker deze informatie eenvoudig in kunnen zien (afhankelijk van gebruikersrechten). Een gebruiker dient vanuit de rapportage ook de informatie van het laatst verstuurde bericht te kunnen inzien. Gebruikers hebben behoefte om van elkaar te kunnen inzien wat ze aan het doen zijn. 6. Na ontvangst van het laatste bericht van een transactie, dient de transactie automatisch te worden afgerond. Gebruikers zijn zich er vaak niet van bewust dat zij een transactie na een bericht ‘goedkeuring’ of ‘afkeuring’ handmatig via de button ‘einde’ formeel moeten afronden, waardoor vaak transacties onnodig open blijven staan. 7. Het keuzevenster dat verschijnt vóór het invullen van een bericht (met opties: ‘bericht invullen’, ‘bijlage(n) toevoegen’, ‘verzenden’ en ‘sluiten’) dient te verdwijnen. Na selectie van een bericht dient het berichtvenster meteen te verschijnen. Vanuit het berichtvenster moet het mogelijk zijn om bijlagen toe te voegen. 8. Bij het versturen van een bericht verschijnt een keuzevenster (met opties” ‘VISI-bericht’, ‘informeel bericht en VISI-bericht’, ‘VISI-bericht (per email)’, ‘informeel en VISI-bericht (per email)’. Voor een gebruiker lijkt het alsof deze de keuze heeft uit de vier opties. De gebruiker kan echter slechts één optie kiezen ‘VISI-bericht’. Dit dialoogvenster dient verwijderd te worden. 9. Het archiveren van documenten (uploaden, aanmaken, verplaatsen en opslag) dient voor een gebruiker eenvoudiger en sneller te gebeuren. Documenten zouden via één druk op de knop in het gemeenschappelijke projectarchief in het informatiesysteem ingevoerd moeten kunnen worden. 10. Verplaatsen van bestanden tussen kluizen (van en naar eigen en gemeenschappelijke kluis) dient via een eenvoudigere handeling te gebeuren. Bij voorkeur kunnen documenten tussen de beide vensters ‘gesleept’ worden (conform windows- functionaliteit). 11. Van vensters die worden geopend, dienen voorgaande geopende vensters automatisch gesloten te worden. Gebruikers klagen vaak dat er te veel vensters open blijven staan en vaak over elkaar heen, waardoor ze het overzicht kwijt raken. 12. Fouten die door gebruikers worden gemaakt, dienen gemakkelijker hersteld te kunnen worden. Het moet mogelijk zijn om een foutieve bijlage in het systeem aan te passen en opnieuw als bijlage aan een VISI-bericht bij te voegen. Een foutief ingevuld VISI-bericht moet geannuleerd kunnen worden, waarbij de transactie met een nieuw bericht voortgezet moet kunnen worden. Voorwaarde bij foutherstelling is dat geen gegevens uit het informatiesysteem verdwijnen. Alle handelingen dienen traceerbaar te blijven. 13. Het moet eenvoudiger zijn om vanuit een VISI-transactie of VISI-bericht via informele berichten of notificaties andere betrokkenen te raadplegen of in te lichten. De gebruiker moet deze optie via een button in het venster van de transactie of het bericht kunnen kiezen. Deze optie is voor een gebruiker moeilijk in het systeem terug te vinden. 14. Berichten en bijlagen moeten door een gebruiker afgedrukt kunnen worden in een leesbaar formaat. Een button ‘printen’ moet in elk venster duidelijk zichtbaar en voor een gebruiker beschikbaar te zijn. Einde notitie